10
Okt
Elektronisk bilagshåndtering nødvendig

Af økonomirådgiver Vathsala Varnakulasingam

Er du vant til at udskrive og betale din faktura, lave huller i den og sætte den i en mappe, som du stiller op på reolen? Det virker også fint, men flere og flere virksomheder overgår til elektronisk bilagshåndtering. Det er den vej, udviklingen går, og det er nødvendigt at følge med. Men det skal selvfølgelig ske på en god måde og i dit tempo.

Der er sket store forandringer inden for fakturering og bilagshåndtering. Flere og flere får digitale løsninger til at håndtere bilagene – dét har bl.a. alle offentlige virksomheder fået – og almindelig post er næsten helt udgået. Der er intet, som tyder på, at den digitale udvikling stopper. Og hos Patriotisk Selskab synes vi, det er vigtigt at hoppe med på forandringsbølgen i tide, så man ikke risikerer, at forandringen pludselig vokser over hovedet på én. Hvis ikke du har en digital løsning til bilagshåndtering endnu, vil vi derfor gerne tilbyde at tage en dialog med dig om dine muligheder. Kontakt mig endelig.

Overgangen til elektronisk bilagshåndtering kræver, at du er omstillingsparat – men bærer frugt på længere sigt
Selvom vi nemt kan nøjes med at digitalisere dit bogholderi i små skridt ad gangen, skal du være forberedt på, at det kræver en vaneændring, når du overgår til elektronisk bilagshåndtering.

Er du fx vant til at udskrive og betale din faktura, hvorefter du sætter den i en mappe – så vil du opleve en stor forandring. Forandringer er som bekendt altid lidt besværlige i starten, og i første omgang synes du måske ikke, du har ”føling” med opgaven, men det handler om at vænne sig til det. Digitalisering sparer dig for mange trin i arbejdsprocessen og er dermed en god investering i din virksomhed, som hen ad vejen vil komme til at bære frugt.

Overgangen til elektronisk bilagshåndtering skal ske på din måde
Der findes masser af forskellige programmer til bilagshåndtering. Og det afhænger fuldstændig af din virksomhed og dens behov, hvilket program du skal vælge. Vi hjælper dig meget gerne med at finde ud af det, ligesom vi kan hjælpe dig med at implementere programmet fra start til slut. Vi forlader ikke din virksomhed, før det digitale bogholderi er fuldstændig oppe at køre.

Hvor lang tid, implementeringen tager, er meget individuelt – måske er du meget hurtig, eller måske ønsker du god tid til at vænne dig til forandringerne hen ad vejen. Oprettelsen tager i gennemsnit 5 timer, og mens nogen kan klare sig selv herfra, har andre brug for lidt mere hjælp. Her står vi selvfølgelig til rådighed.

SUMMAX – ryd dit skrivebord for papir
Hvis du allerede arbejder med Ø90, er Summax din løsning. Der er mange fordele, fx:

  1. Ingen bilagsmapper og dermed ingen bilagsrod på dit skrivebord
  2. God søgefunktion, så du nemt kan finde frem til selv gamle bilag
  3. Du kan tilgå dine bilag både fra pc, smartphone og tablet
  4. Ved at gå fra papir-faktura til e-faktura kan du nemt betale flere regninger på én gang og bogføre dem i én og samme arbejdsgang, hvilket er tidsbesparende
  5. Du kan gemme alt fra private kvitteringer til din markplan i Summax
  6. Du kan bestemme, hvem der skal have adgang til hvilke mapper og bl.a. give din revisor direkte adgang til de bilag, han har brug for

 

Kontakt mig – så hjælper jeg (eller en af mine kolleger) dig med at implementere Summax eller en anden digital løsning til at håndtere bilagene.