25
Sep
CPR-nr. kræver udtrykkeligt samtykke fra ansat

Du har sikkert mange forskellige oplysninger om dine medarbejdere liggende. Men vidste du, at nogle af dem kræver et udtrykkeligt samtykke fra medarbejderen – eksempelvis CPR-nummeret – også selvom du skal bruge det for at kunne udbetale løn? I maj 2018 træder EU’s Persondataforordning i kraft, og inden da skal du rette din virksomhed ind efter alle dens bestemmelser. Deltag i en af vores persondatakonferencer og kom i gang – læs mere nederst i artiklen.

Du har nok bemærket, at vi hos Patriotisk Selskab i løbet af det seneste halve års tid har skrevet en del om, hvordan du forbereder dig til, at Persondataforordningen træder i kraft i maj 2018. Og når det er noget, vi i stor stil lægger vægt på at fortælle om, skyldes det, at mange landbrugsvirksomheder har en del persondata liggende – som fremover skal behandles langt mere varsomt, end det har været kravet hidtil. Hovedparten af de fleste landbrugsvirksomheders persondata består af oplysninger om medarbejdere:

”Personoplysninger kan opdeles i to kategorier: ’Almindelige’ oplysninger og ’specielle’ oplysninger. De almindelige oplysninger må man som virksomhed gerne ligge inde med og behandle, så længe de har til formål at opfylde en aftale eller kontrakt, som i dette tilfælde er ansættelsesforholdet. De specielle oplysninger må man til gengæld som udgangspunkt ikke behandle overhovedet, med mindre der er givet udtrykkeligt samtykke”, siger juridisk konsulent Bodil Just. Hun uddyber:

”Almindelige medarbejderoplysninger kan fx være arbejdstelefon, fødselsdag, sygedage og advarsler. Specielle oplysninger kan eksempelvis være CPR-nr., etnisk baggrund, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og helbredsmæssige forhold – og med mindre man virkelig har brug for disse oplysninger i henhold til at drive sin virksomhed, så bør man destruere dem”.

Det kan dog sagtens ske, at man har brug for de specielle oplysninger, understreger Bodil Just:

”Hvis man har udenlandske medarbejdere, har man eksempelvis brug for at kende deres statsborgerskab, og hvis man har en medarbejder i flexjob, har man behov for en vis indsigt i hans helbred. Derudover er det nødvendigt med et CPR-nr. for at kunne udbetale løn. Jeg anbefaler, at man kun har de specielle oplysninger liggende, man reelt skal bruge, og ikke noget ekstra. Dernæst kan man lave en samtykkeerklæring, som man kan bede ens medarbejdere underskrive”.

Men hvordan kan sådan en samtykkeerklæring se ud?

”Man kan godt nøjes med én samlet samtykkeerklæring, selvom man har behov for flere samtykker. Det kan man, fordi alle samtykkerne bidrager til det samme formål, nemlig opfyldelsen af ansættelsen. Samtykkeerklæringen kan laves forholdsvis simpelt, fx med formuleringen ’Jeg giver hermed samtykke til …’ Herunder kan man lave afkrydsningsmuligheder for hvert enkelt samtykke”, forklarer Bodil Just.

Få hjælp til at tilpasse din virksomhed til Persondataforordningen
Vi afholder i den kommende tid en række konferencer om Persondataforordningen: To konferencer med fokus på Persondataforordningens bestemmelser og betydning for din virksomhed samt tre mere specialiserede konferencer om konsekvensanalyse, IT-sikkerhed og beredskabsplaner ved læk af persondata:

”Hvis ikke man allerede i foråret deltog i en af vores konferencer om forordningens bestemmelser og betydning, anbefaler jeg på det kraftigste, at man deltager både i den samt i den mere specialiserede konference her i efteråret. Der er meget, der skal ordnes, inden forordningen træder i kraft ganske snart”, siger Bodil Just.

I en af forårets konferencer deltog controller hos Egeskov Slot – Heidi Bay Rasmussen:

”Jeg fik konkretiseret, hvad Persondataforordningen egentlig drejer sig om – og jeg fik en klar visuel idé om, hvordan man kan gribe implementeringen an, og hvilke steps man skal igennem. Derudover blev jeg klar over, at der er nogle ting, man bare SKAL nå at gøre. Persondataforordningen blev mindre fremmed for mig, og jeg fik øjnene op for, at implementeringen vil tage tid, og at der først og fremmest er behov for overblik”, fortæller hun.

Efterårets i alt fem persondatakonferencer afholdes følgende datoer:

 

 

Læs mere om Persondataforordningen her.

Hvis du har spørgsmål til artiklen, er du velkommen til at kontakte juridisk konsulent Bodil Just.