04
Apr
Vi står alle over for en stor vaneændring

Hverringe Gods er med vores hjælp gået i gang med at tilpasse sig den kommende nye lovgivning om persondata. Det er en større opgave, så selvom der er et stykke tid, til at de nye regler træder i kraft, har godset travlt. For at hjælpe andre virksomheder i gang med den samme opgave afholder vi hos Patriotisk Selskab i maj tre arrangementer på hhv. Fyn, Sjælland og i Jylland med fokus på, hvordan de nødvendige forandringer kan gribes an, for at reglerne om håndtering af persondata fremover overholdes.

Den 25. maj 2018 – der er lang tid til, vil mange nok mene. Men ikke regnskabschef Ulla Hansen fra Hverringe Gods. I sommeren 2016 blev hun nemlig opmærksom på, at der på den nævnte dato træder en ny lov om håndtering af persondata i kraft, som betyder, at virksomheder skal ændre markant på den måde, personoplysninger – som fx medarbejderes eller samarbejdspartneres private adresse, telefonnummer og personnummer – deles og behandles på, hvilket for enhver virksomhed kræver en større tilpasningsproces. Denne proces har Hverringe Gods påbegyndt med hjælp fra os:

”Selvom persondataforordningen umiddelbart kan virke stram, så har den jo faktisk et vigtigt formål: Nemlig at beskytte det enkelte menneske. Én ting er, at vi som virksomhed kan blive straffet med bøde, hvis ikke vi overholder de kommende regler, men vi retter også ind efter loven af respekt for bl.a. vores medarbejdere, som vi har personoplysninger på. Derudover kan det føre til rigtig skidt omtale, hvis der skulle ske lækage af personoplysninger – men når man tilpasser sig de nye regler, mindskes risikoen for dette jo væsentligt”, siger regnskabschef Ulla Hansen fra Hverringe Gods.

Hos Patriotisk Selskab har vi – for at gøre opmærksom på de nye regler i ordentlig tid – planlagt tre arrangementer om den nye persondataforordning: I Kerteminde den 10. maj, i Borup den 16. maj og i Vejle den 17. maj. Her vil vi fortælle om den nye lovgivning, hvad den betyder, og hvordan din virksomhed konkret kan gribe de nødvendige forandringer an.

Mange opgaver i forbindelse med tilpasningen til de kommende regler
Hverringe Gods’ første skridt var at finde ud af, hvad den nye lovgivning konkret betyder i deres tilfælde:

Kristina Rohani har været ude at hjælpe os med at få et overblik, og hun har også undervist vores medarbejdere i, hvad de skal være opmærksomme på i hverdagen, når det kommer til de nye regler. Hun var god til at fortælle om reglerne uden at jage en skræk i livet på os. I praksis betyder den nye lovgivning bl.a., at vi skal udarbejde en lang række skriftlige arbejdsgangbeskrivelser, der omhandler, hvordan vi fremover vil behandle personoplysninger, og dernæst skal vi realisere dette ved faktisk at gøre, som vi har beskrevet. Derudover skal vi have udryddet alt det, som vi ikke må – helt lavpraktisk kan vi fx ikke længere have fødselsdagslister hængende fremme uden samtykke fra medarbejderne, da de indeholder personoplysninger. Vi har også investeret i et krypteringsprogram for at forbedre IT-sikkerheden, og jeg er gået i gang med at kassere gamle lønmapper på loftet. På længere sigt skal vi også have ændret i vores procedure ved ansættelse af nye medarbejdere, så vi bl.a. fra start får samtykke til at benytte medarbejderens personoplysninger i forskellige henseender. Det, der startede hele vores arbejde med at tilpasse os persondataforordningen, var, da vi købte et nyt program til elektronisk arkivering. Her sørgede vi fra start for – ud fra de kommende persondataregler – at definere, hvem der skulle have rettighed til at bruge programmet. For med de nye regler skal argumenterne jo være i orden, før nogen får adgang til dokumenter med personoplysninger. Ved at vi fra start har tilpasset os de nye regler, skal vi ikke senere gå ind og lave om på noget”, fortæller Ulla Hansen.

Vaneændring nødvendig
Der er ingen tvivl om, at Hverringe Gods allerede er godt i gang med at implementere de nye regler – men de oplever også, at de stadig har et stykke vej til målet:

”Det er en udfordring at prioritere de mange opgaver, der følger med at tilpasse os de nye regler, ved siden af den daglige drift. Min opfordring til andre virksomheder kan derfor kun være, at de ser at komme i gang. Uanset virksomhedens størrelse er det ikke bare noget, man gør hen over en nat, og det bliver ikke nødvendigvis nemmere, fordi ens virksomhed er mindre end vores. Udover at der skal ændres på en masse praktiske procedurer, skal der også ændres på procedurerne inde i hovedet, og dét tager altså tid,” afslutter Ulla Hansen.