03
Dec
Hvornår er samtykke til persondata nødvendigt?

Af juridisk seniorkonsulent Claus Munk

Hvis din virksomhed behandler bestemte typer af personoplysninger – det kan fx være oplysninger af særlig privat karakter – kan det være nødvendigt med et skriftligt samtykke fra personen, om at det er i orden.

Det vil oftest være medarbejdere, du skal have samtykke fra, da det er dem, en virksomhed typisk behandler flest personoplysninger om.

Da et samtykke kun er et af flere mulige grundlag for at behandle personoplysninger, bør du nøje overveje, om der findes andre muligheder for at behandle de pågældende personoplysninger uden samtykke – det kan fx være med hjemmel i anden lovgivning. Et samtykke kan nemlig altid tilbagekaldes, ligesom dine medarbejdere kan nægte overhovedet at give samtykke til at starte med.

Almindelige personoplysninger, som er nødvendige for at udarbejde en ansættelseskontrakt og opfylde den (navn, adresse osv.), eller som der er et lovgrundlag for at behandle, kræver ikke samtykke.

Personoplysninger, som det kræver samtykke at behandle, kan fx være:

  • Etnisk baggrund
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
  • Helbredsmæssige forhold
  • Billeder, hvorpå personen kan identificeres

 

Hvornår skal der indhentes samtykke?
Inden du begynder at lave samtykkeerklæringer, så sørg for, at din virksomhed kun indhenter nødvendige personoplysninger, og at alle de unødvendige oplysninger destrueres.

Herefter kan du danne dig et overblik over personoplysningerne og se, om du har behov for samtykker.

Hvis du har udenlandske medarbejdere, har du eksempelvis brug for at kende deres statsborgerskab, og hvis du har en medarbejder i flexjob, har du behov for en vis indsigt i hans helbred. Det kan også være, du har billeder af dine medarbejdere på virksomhedens hjemmeside eller facebookside.

Hvordan laver jeg en samtykkeerklæring?
Selvom du skal have samtykke til at behandle flere forskellige typer af personoplysninger, kan du godt nøjes med én samlet samtykkeerklæring. Det kan du, fordi alle samtykkerne bidrager til det samme formål, nemlig opfyldelsen af ansættelsen.

Samtykkeerklæringen kan laves forholdsvis simpelt, fx med formuleringen ”Jeg giver hermed samtykke til”. Herunder kan der være afkrydsningsmuligheder for hvert enkelt samtykke.

Herudover skal den person, der giver samtykket, informeres om retten til at tilbagekalde samtykket, retten til indsigt, berigtigelse og sletning, retten til at rejse indsigelse imod behandlingen af personoplysningerne, retten til dataportabilitet (at få oplysningerne flyttet) samt retten til at klage til Datatilsynet. Disse informationer bør være en del af selve samtykkeerklæringen.

Husk også, at et samtykke skal være frivilligt, specifikt, informeret, utvetydigt og i nogle tilfælde udtrykkeligt.

Når du indhenter samtykker, er det en god idé at tænke fremad. Det kan fx være, hvis du går og bakser med idéen om at oprette en facebookside, og på sigt gerne vil have mulighed for at lægge billeder af dine medarbejdere op.

Sørg også for at bede nye medarbejdere om de nødvendige samtykker allerede ved deres ansættelse – det er meget nemmere. Men selvfølgelig kan du også altid indhente samtykker hen ad vejen, hvis behovet opstår.

Har du spørgsmål? Så er du meget velkommen til at kontakte mig (Claus Munk).

Denne artikel er en del af en serie, hvor vi sætter fokus på Persondataordningen, og hvordan du kan gøre reglerne til en naturlig del af hverdagen i din virksomhed. Læs hele artikelserien HER.