12
Mar
Persondata: Vær klar, hvis nogen beder om indsigt

Af direktionssekretær og sekretariatschef Marianne Neumann

Personer, som din virksomhed behandler personoplysninger om, kan til enhver tid bede om indsigt i personoplysningerne.

Hvis nogen beder om indsigt, skal du inden for en måned udlevere oplysningerne til personen.

Du kan med fordel lave en skabelon til et brev, som du kan udfylde og sende sammen med personoplysningerne, hvis en person anmoder om indsigt. På den måde er du klar til at reagere hurtigt.

Hvad gør du, hvis nogen beder om indsigt i sine personoplysninger?
Hvis en person beder om indsigt i sine personoplysninger, udleverer du hurtigst muligt (inden for en måned) en kopi heraf – det kan fx være på et USB-stik. Husk, at personoplysningerne kun må sendes via post eller sikker mail – ikke via almindelig mail.

Sammen med oplysningerne skal du også informere om følgende:

  • Formålene med behandlingen af personoplysningerne
  • Hvilke kategorier personoplysninger er i, herunder om der er tale om særlige kategorier af personoplysninger som fx straffedomme
  • Hvorvidt personoplysningerne overføres til modtagere i tredjelande
  • Hvor længe personoplysningerne vil blive opbevaret
  • Hvor din virksomhed har fået personoplysningerne fra, hvis det ikke er fra personen selv
  • Personens ret til at få rettet og suppleret urigtige oplysninger
  • Personens ret til i visse tilfælde at få slettet personoplysninger
  • Personens ret til i visse tilfælde at få begrænset behandlingen af personoplysningerne
  • Personens ret til at gøre indsigelse mod din virksomheds ellers lovlige behandling af personoplysningerne
  • Personens ret til at klage til Datatilsynet.

 

Vigtigt med godt overblik over data
Forhåbentlig er det sjældent – hvis overhovedet nogensinde – at nogen vil anmode om indsigt i sine personoplysninger hos din virksomhed. Men det kan jo ske. Og jo bedre forberedt, du er, jo mindre er risikoen for, at det vil medføre en større konflikt med personen.

Vi har sagt det mange gange før: Men sørg for at have et godt overblik over, hvor du gemmer de forskellige persondata henne, og hvad procedurerne for behandling af persondata i din virksomhed er. Det er essentielt, hvis nogen anmoder om indsigt.

Har du spørgsmål? Så kontakt endelig mig (Marianne Neumann) eller juridisk seniorkonsulent Claus Munk.

Denne artikel er en del af en serie, hvor vi sætter fokus på Persondataforordningen, og hvordan du kan gøre reglerne til en naturlig del af hverdagen i din virksomhed. Læs hele artikelserien HER.