18
Feb
Persondataforordningen: Husk fortegnelserne

Af juridisk seniorkonsulent Claus Munk

Som bekendt er det med Persondataforordningen blevet nødvendigt at have et langt bedre overblik over persondataene i din virksomhed, hvordan de behandles og af hvem.

Når overblikket er dannet, er det desuden et krav, at du har en fortegnelse over behandlingen af persondata – nærmere bestemt en fortegnelse pr. område af persondata, der behandles. Et område for sig kan fx være HR eller udlejning. Fortegnelsen skal tjene som dokumentation for, at forordningens krav er opfyldt.

En fortegnelse går ikke i dybden, men er mere en opremsning. Den kan derfor også først laves som det sidste, når alt andet vedrørende behandlingen af persondata i din virksomhed er på plads. Der er ingen specifikke krav til formen, så fortegnelsen kan oprettes i et word-dokument eller i et Excel-ark. Dog skal fortegnelsen være skriftlig.

Hvad skal fortegnelsen bruges til?
En fortegnelse er et internt dokument, men Datatilsynet kan ved et tilsynsbesøg godt anmode om at få fortegnelsen udleveret. Med en fortegnelse viser du derfor, at du har et overblik over behandlingen af persondata hele vejen rundt – og på de enkelte områder.

For nye medarbejdere i din virksomhed er fortegnelsen samtidig et godt dokument at starte med at læse, hvis de skal danne sig et overblik over databehandlingen.

Hvad skal en fortegnelse indeholde?
Der er ingen krav til detaljeringsgraden i fortegnelsen. Den afhænger af virksomhedens størrelse og kompleksitet.

En fortegnelse skal indeholde:

  • Navn og kontaktoplysninger på den dataansvarlige.
  • Formålet med databehandlingen.
  • Oversigt over kategorier af registrerede personer, fx medarbejdere eller lejere.
  • Oversigt over kategorier af personoplysninger. Kategorier kan fx være helbredsoplysninger, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold eller etnisk baggrund. Læs mere om almindelige og særlige kategorier af personoplysninger her.
  • Oversigt over, hvilke kategorier af modtagere, personoplysningerne videregives til – fx hvis Patriotisk Selskab laver løn for dig.

 

Vil du vide mere?
DENNE SIDE kan du finde et link til Datatilsynets vejledning om fortegnelse.

Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig (Claus Munk).

Denne artikel er en del af en serie, hvor vi sætter fokus på Persondataforordningen, og hvordan du kan gøre reglerne til en naturlig del af hverdagen i din virksomhed. Læs hele artikelserien HER.